Głównym zadaniem OMS jest stworzenie spójnego środowiska dla danych pochodzących z rozproszonych źródeł.

1. Agregacja zamówień z wielu kanałów

Główną funkcją OMS jest działanie jako agregator. W dzisiejszym modelu sprzedaży zamówienia mogą spływać jednocześnie z:

• Sklepów internetowych (np. Shopify, WooCommerce).
• Platform typu Marketplace (Allegro, Amazon, OLX, eBay).
• Sklepów stacjonarnych (Zamówienia z odbiorem osobistym tzw. BOPIS, lub wysyłką ze sklepu).

Dzięki integracji poprzez interfejsy API, OMS automatycznie pobiera dane o zmówieniu, kliencie oraz metodzie dostawy. Dzięki temu konieczność ręcznego wpisywania, czy przenoszenia danych zostaje usunięta, co drastycznie zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.

2. Zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym

Jednym z największym wyzwań e-commerce jest zapewnienie, że klient nie kupi produktu, którego nie ma na stanie. System OM oferuje funkcję globalnego widoku stanu magazynowego:

• Synchronizacja stanów: jeśli ostatnia sztuka produktu zostanie sprzedana na Allegro, OMS wysyła sygnał do sklepu internetowego i przedsiębiorstwa, aby ukryć ofertę lub zmienić status na niedostępny.
• Wirtualne magazyny: system pozwala na tworzenie logicznych podziałów zapasów. Przykładowo, przedsiębiorstwo może zarezerwować X sztuk danego towaru dla celu Y (np. Kampanii internetowej), blokując ich sprzedaż w innych kanałach.
• Prognozowanie stanów magazynowych: system jest w stanie sprawdzić, które produkty sprzedają się najlepiej w danych regionach, dzięki czemu można zapobiec ich brakom.

3. Walidacja i priorytetyzacja zamówień

OMS oprócz zbierania zamówień poddaje je autoamtycznej walidacji:

• Weryfikacja płatności: system sprawdza, czy zamówienie zostało opłacone (poprzez integrację z bramkami płatniczymi takimi jak PayU) przed przekazaniem go do realizacji.
• Priorytetyzacja: możliwość ustalenia reguł, według których zamówienia z opłaconą dostawą ekspresową trafiają na poczatek kolejki pakowania.

Skuteczna agregacja i kontrola zapasów pozwala na polepszenie czasu potrzebnego na obsługę administracyjną zamówienia oraz na natychmiastową komunikację magazyn-strona.